Les contrôles URSSAF représentent souvent une source de stress pour les entreprises. Afin qu’ils se passent au mieux, voici ci-dessous un petit guide du déroulé du contrôle URSSAF.
Comment se déroule un contrôle URSSAF ?
En règle générale, l’Urssaf informe l’employeur de la réalisation d’un contrôle par l’envoi d’un avis de contrôle. Ce document précise la période concernée ainsi que les informations utiles au bon déroulement de la procédure. En revanche, cette formalité ne s’applique pas en cas de contrôle lié au travail dissimulé.
Le contrôle débute ensuite par un échange formel entre l’inspecteur et le chef d’entreprise. Ce premier entretien permet de présenter le déroulement du contrôle et de répondre aux éventuelles questions de l’employeur.
L’inspecteur procède ensuite à l’examen des documents nécessaires au contrôle. Selon la situation de l’entreprise, il peut également demander des informations ou des justificatifs complémentaires afin de vérifier le respect des obligations sociales.
À l’issue du contrôle, l’Urssaf adresse une lettre d’observations. Ce document présente les conclusions du contrôle et, le cas échéant, les éventuelles régularisations ou observations formulées par l’organisme. L’employeur dispose alors d’un délai pour répondre avant la clôture de la procédure.
Quels documents faut-il fournir ?
Le contrôle commence souvent par un échange avec l’inspecteur pour expliquer la démarche et les étapes du contrôle. C’est l’occasion pour le chef d’entreprise de présenter son entreprise et son fonctionnement.
À titre d’exemple, les documents suivants pourront vous être demandés :
- sociaux : dossiers du personnel, contrats de travail, tout document ou support permettant de reconstituer les éléments de paie intégrés dans la déclaration sociale nominative…
- comptables : bilans, grands livres comptables, balances comptables, etc…
- fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition…
- juridiques : statuts des sociétés, procès-verbaux d’assemblée générale, transactions etc…
- Autres justificatifs : factures des sous-traitants, honoraires, justificatifs de frais professionnels etc…
L’inspecteur peut aussi poser des questions sur l’organisation de l’entreprise ou demander des précisions sur certains documents. Il est donc recommandé de préparer les pièces demandées et de répondre avec transparence tout au long du contrôle.
La préparation d’un contrôle URSSAF
Dès la réception de l’avis de contrôle, vérifiez que la date et le lieu du contrôle vous conviennent. En cas d’indisponibilité ou d’erreur, l’employeur peut contacter l’inspecteur Urssaf pour convenir d’une autre organisation.
L’employeur doit ensuite préparer les documents demandés. Le contrôle peut porter sur les 3 dernières années civiles, ce qui implique parfois de retrouver des pièces archivées ou conservées par un tiers, comme un cabinet comptable.
L’employeur peut se faire accompagner par son expert-comptable, son gestionnaire de paie ou son conseiller juridique tout au long du contrôle. Cet accompagnement facilite la préparation des documents et les échanges avec l’inspecteur.
Il doit également préparer les questions qu’il souhaite poser à l’inspecteur. Le contrôle constitue aussi un moment d’échange qui permet d’obtenir des précisions sur l’application de la réglementation. Une bonne préparation facilite le déroulement du contrôle et permet d’aborder cette étape avec davantage de sérénité.
Toutes les informations complémentaires relatives au contrôle Urssaf à retrouver sur le site de l’Urssaf.