Le registre unique du personnel est un document obligatoire dès le premier salarié. Pourtant, de nombreux employeurs ignorent encore ce qu’il doit contenir et comment le tenir correctement.
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel est un document ou fichier informatique qui permet de tenir à jour la liste des salariés d’une entreprise. La tenue de ce registre représente une obligation pour l’employeur.
Il comporter de mentions obligatoires concernant :
- l’identification des salariés,
- celle des stagiaires et des personnes volontaires en service civique,
- ainsi que les dates d’entrée et de départ.
Le registre du personnel doit être mis en place dès l’embauche du 1er salarié. Aucune forme spécifique n’est imposée, mais certaines mentions sont obligatoires. Il peut être sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE). Il se tient à la disposition de l’inspection du travail et des membres du CSE.
Quel est son contenu ?
Les informations figurant sur le registre unique du personnel diffèrent selon le statut de la personne.
Informations concernant les salariés
S’il s’agit d’un salarié, les mentions obligatoires sont les suivantes :
- Nom et prénom
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi occupé
- Qualification
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
- Type de contrat de travail : CDI, CDD, Intérim, Mise à disposition, Apprentissage, Professionnalisation
- Temps de travail : temps plein ou temps partiel
- Pour les salariés étrangers : type et numéro du titre autorisant le travail
Informations concernant les stagiaires
Les stagiaires sont à mentionner dans une partie spécifique de ce registre.
Les mentions obligatoires concernant les stagiaires sont :
- Nom et prénoms
- Dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage
- Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire.
Les sanctions en cas d’infraction
En l’absence de registre unique du personnel, ou en cas de mentions incomplètes ou erronées, l’employeur s’expose à une amende prévue pour les contraventions de 4ᵉ classe. Cette amende de 750 euros s’applique autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Par ailleurs, l’employeur doit tenir le registre à la disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail dans l’établissement où travaillent les salariés. Le fait de conserver ce document ailleurs (par exemple au siège social) peut constituer un délit d’entrave à l’exercice des fonctions de ces agents, comme l’a rappelé la Cour de cassation dans un arrêt du 31 janvier 2012.