Pour attirer et fidéliser leurs salariés, de nombreuses entreprises mettent à disposition certains biens ou services : véhicule, repas, logement ou encore outils numériques.
Ces avantages peuvent constituer des avantages en nature et avoir des conséquences en matière de paie et de cotisations sociales.
Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?
Un avantage en nature correspond à un bien ou un service que l’employeur met à disposition d’un salarié pour son usage personnel, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à sa valeur réelle.
L’administration considère cet avantage comme un complément de rémunération.
Les avantages en nature les plus fréquents sont :
- le véhicule de fonction ;
- les repas ;
- le logement ;
- certains équipements de communication.
Ils permettent aux salariés d’économiser des frais qu’ils auraient normalement dû supporter. Ils doivent être mentionnés sur le bulletin de paie.
La différence avec les frais professionnels
L’avantage en nature et le remboursement de frais professionnels sont deux notions différentes.
L’avantage en nature permet au salarié de bénéficier d’un bien ou d’un service pour son usage personnel. C’est un complément de rémunération qui est soumis aux cotisations sociales.
À l’inverse, les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Lorsque l’employeur rembourse les frais professionnels dans les conditions prévues par la réglementation, il ne les considère pas comme un élément de rémunération.
Exemples :
- Un véhicule de fonction est mis à la disposition d’un salarié et peut être utilisé pour les déplacements personnels, en plus de ceux professionnels. Il constitue donc un avantage en nature.
- Un véhicule de service est à la disposition de l’ensemble des salariés de l’entreprise. Il peut être utilisé par plusieurs personnes et ne sert que pour les déplacements professionnels. Il s’agit ainsi de frais professionnels.
- Un repas pris lors d’un déplacement professionnel peut être remboursé au titre des frais professionnels.
- Les repas fournis gratuitement par l’employeur peuvent constituer un avantage en nature.
Quels sont les points de vigilance ?
Avant d’accorder un avantage en nature, l’employeur doit vérifier si le salarié peut utiliser le bien ou le service à des fins personnelles. Si c’est le cas, l’employeur doit généralement évaluer cet avantage et l’inscrire sur le bulletin de paie.
L’employeur doit également appliquer les règles d’évaluation prévues par la réglementation. Ces règles varient selon la nature de l’avantage (véhicule, logement, repas, etc.) et peuvent reposer sur une évaluation forfaitaire ou sur la valeur réelle. Vous trouverez les critères sur le site de l’Urssaf.
En cas de mauvaise évaluation ou d’absence de déclaration, l’URSSAF peut réclamer un rappel de cotisations sociales lors d’un contrôle. L’employeur a donc tout intérêt à vérifier les barèmes publiés chaque année avant de mettre en place un avantage en nature.