Vos salariés doivent parfois faire des dépenses pour réaliser leurs tâches de travail. Le salarié vous demandera alors le remboursement de tout ou partie de ces dépenses via une note de frais.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est un document (papier ou numérique) permettant à un salarié d’obtenir le remboursement des dépenses professionnelles engagées dans le cadre de son activité professionnelle. Cette démarche repose sur un logiciel de note de frais ou sur un processus interne en fonction des entreprises (papier, e-mail, approbation, etc.).
Il existe différents types de frais professionnels :
- frais de repas : correspond aux dépenses pour se restaurer ;
- frais de déplacement : billets de train, taxi, titre de transport, etc. ;
- frais de logement : nuit dans un hôtel, réservation d’un logement pour un déplacement professionnel, etc. ;
- frais kilométriques : salarié d’utilisant son véhicule personnel à des fins professionnelles ;
- frais d’habillage.
Attention, en revanche, de ne pas confondre les avantages en natures et les frais professionnels. Les avantages en nature constituent des prestations fournies par l’employeur au salarié. Les frais professionnels, eux, sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l’employeur. Les frais professionnels ne sont ni soumis à cotisations ni intégrés à la rémunération, contrairement aux avantages en nature.
Comment remplir ce document ?
La loi n’impose aucun formalisme particulier pour l’établissement des notes de frais. L’entreprise peut librement mettre en place son propre modèle (Tableau Excel, logiciel note de frais…)
Le contenu de la note de frais indiquera ces éléments :
- la date d’engagement de la dépense ;
- le nom du salarié concerné;
- le descriptif de la mission ;
- le lieu du déplacement ;
- la description des frais par catégorie (repas, logement…) ;
- les montants engagés ;
- l’indication de la TVA.
Le salarié justifiera les frais dont il demande le remboursement avec des factures et des justificatifs.
Comment rembourser une note de frais ?
Il existe deux manières pour rembourser les notes de frais :
- au forfait,
- au réel.
Concernant le remboursement au forfait des notes de frais, l’employeur appliquera les plafonds fixés par l’Urssaf. Il remboursera donc les frais sous la forme d’une allocation. Au cas où les frais engagés par le salarié sont plus importants, le reliquat reste à sa charge.
L’employeur peut préférer rembourser les notes de frais au réel. Dans ce cas, l’entreprise rembourse exactement la somme dépensée par le salarié.